Muutoksen hetki?

Kevään 2020 poikkeustila on opettanut uusia työtapoja ja muokkaa työntekemistä jatkossa. Työympäristöissä tiloja käytetään monipuolisesti ja ratkaisut tarjoavat mahdollisuuden innovointiin ja yhdessä tekemiseen.

Tutkimukset ohjaavat monitilatoimistoihin ja osittaiseen etätyöhön

Tutkimuksien* mukaan vain noin 40-70% henkilöstöstä on keskimäärin samaan aikaan toimistolla läsnä. Osa heistä työskentelee kohtaamistiloissa ja neuvottelutiloissa, jolloin työpisteet ovat vajaakäytössä. Työpiste on käytössä keskimäärin 55-60% työajasta. Tutkimuksen mukaan ennen poikkeusoloja 23% toimistotyötä tekevistä työskenteli säännöllisesti tai osa-aikaisesti etänä. Poikkeusolojen aikana noin 76% heistä siirtyi täysin etätöihin. Monessa yrityksessä vastaava luku on jopa 100%. Etätöitä halutaan tehdä jatkossa keskimäärin 30% työajasta.

*Rapal 2020, Valtioneuvoston työaikabarometri 2019, Isku etätyöselvitys, Yle/taloustutkimus etätyökysely 2020

Poikkeustilan jälkeen toimistolle – paluu vanhaan vai siirtyminen uuteen?

Kevään 2020 poikkeustila on luonut seuraavia ajatuksia työympäristöistä:

• Tarve varmistaa turvallinen työympäristö
• Väljennetään samaan aikaan työskenteleviä toisistaan
• Etätyön osuuden kasvattaminen
• Toimistolla vietettävä aika vähenee
• Henkilökohtaiset työpisteet ovat vajaakäytössä

--> Tarpeiden ja tavoitteiden arviointi on ajankohtaista

Poikkeustilanne edistää poisoppimista vanhoista toimintatavoista ja uusien informaationhallinnan menetelmien omaksumista. Pitkän etätyöjakson aikana on omaksuttu uusia työtapoja, joista toimivat käytännöt kannattaa ylläpitää jatkossakin. Toimistotilojen käyttö on kokenut suuren murroksen.

Keskimäärin toimistotyössä yleisesti työaika jakautuu:

Noin 70 % työajasta teemme yksilötyötä
Noin 25% työajasta yhteistyötä
Noin 5% työajasta on virkistäytymistä

Perinteinen toimiston malli:
1. Tilojen käyttö jakautuu statuksen mukaan.
2. Tilojen käyttö jakautuu tiimin sijoittumisen mukaan.

Monitilatoimisto:
Tilojen käyttö jakautuu työn luonteen mukaan.

Asiakkaan tarve ja tavoitteet ohjaavat muutosta

Organisaation kasvu tai kiinteistön kulujen säästötarve synnyttää usein tarpeen tilamuutokselle. Etätyöskentelyn lisääntyminen mahdollistaa jaettujen työpisteiden kautta tehokkaamman tilankäytön ja korkeamman käyttöasteen. Samoissa neliöissä voi työskennellä kasvava joukko henkilöstöä.

Jaettu työympäristö ja kasvava etätyö yhdessä mahdollistavat uudenlaisia tilaratkaisuja esim. kohtaamistilat, hiljaiset tilat tai ryhmätyötilat.

Yhteiskäyttöisissä tiloissa spontaani kohtaaminen lisääntyy. Vuorovaikutus ja sosiaalinen verkostoituminen tuottaa yhteisöllisyyttä. Kohtaamiset edistävät tiedon jakamista ja yhteistyötä.

Tilamuutos yksin ei riitä vaan onnistumisen tueksi tarvitaan myös uusien toimintatapojen omaksumista sekä yhteisten pelisääntöjen luomista.

”Monitilatoimistot tarjoavat paremman mahdollisuuden vastata yrityksen kasvutavoitteisiin kustannustehokkaasti. Jakamalla työpisteet ja –tilat niiden käyttöaste kasvaa. Samalla kohtaaminen ja vuorovaikutus eri henkilöstöryhmien välillä tehostuu”, Iskun palvelupäällikkö Tarja Jäntti-Eade kertoo.