Monipaikkainen työ

Tietotyössä on työskennelty etänä jo vuosia, mutta pandemia toi monipaikkaisen työn lähes kaikille toimialoille. Työympäristöjen dynamiikka on oleellisesti muuttunut ja organisaatiot arvioivat tilaresurssejaan uudelleen.

Työympäristön käsite on muuttumassa

Sijainti ei enää ole määräävä tekijä työn suorittamisessa. Työtä tehdään edelleen perinteisesti toimistossa, mutta enenevässä määrin myös kotona, hubeissa ja co-working -työyhteisöissä sekä julkisissa tiloissa, kuten kahviloissa tai kirjastoissa.

Työn tekemisen pirstaloituminen useampaan sijaintiin muuttaa tilatarvetta sekä tilojen käytön tapoja. Yhteiskäyttöiset työpisteet ovat korvaamassa henkilökohtaiset työpisteet ja pienten palaveritilojen tai tiimityötilojen tarve kasvaa merkittävästi. Monitilatoimistoissa usein riittävät työpistemäärät ovat 60-70 %:a henkilöstön kokonaismäärästä.

Yhteiskäyttöinen työympäristö on haaste erilaisten henkilötarpeiden näkökulmasta ja tällöin kalusteiden säätöominaisuudet tulee huomioida kattavasti. Monipaikkainen työ tuo mukanaan myös digitaalisuuden ja se kasvattaa älytoimistoratkaisujen sekä tiedon keräämisen tarvetta. Reaaliaikainen tieto vapaista tiloista tai työpisteistä sekä tilojen varaaminen etukäteen ohjaa työntekijöiden päivittäisiä ratkaisuja. Käyttöasteen tarkastelu puolestaan tukee yrityksen toimitilojen pidemmän aikavälin linjauksia.

Kaikille paras toimisto

Monitilatoimiston ydinajatus on, että työtä tehdään sille parhaiten soveltuvassa tilassa ja tilaa voidaan vaihtaa päivän aikana useastikin. Monitilatoimistossa työympäristö jaetaan erilaisiin toiminnallisiin vyöhykkeisiin, kuten esimerkiksi hiljaiseen tilaan, yhteistyötä ja ideointia tukevaan tilaan sekä sidosryhmätapaamisille soveltuvaan tilaan. Näin omat alueensa löytyvät keskittymistä vaativalle yksilötyölle, tiimityöskentelylle, etäkokouksille, sidosryhmätapaamisille ja virkistäytymisen hetkille.

Toimivan monitilatoimiston tila- ja kalusteratkaisuissa korostuu monikäyttöisyys. Sama tila voi muuntua asiakastilasta henkilöstön yhteistyötilaksi.

Onnistunut monitilatoimistoratkaisu rohkaisee tiimien väliseen yhteistyöhön sekä tarjoaa myös mahdollisuuden keskittymistä vaativan työn suorittamiseen. Vaikka suurin osa henkilöstöstä voi sujuvasti työskennellä useiden tilojen välillä, on tärkeää huomioida myös ne henkilöstöryhmät, joille edelleen kiinteä oma työpiste on paras ratkaisu.

Työkulttuuri muutoksessa

Työskentely monipaikkaisesti on muutos, joka tuo uusia elementtejä niin työn suorittamiseen kuin lähiesimiestyöhön ja johtamiseen. Yrityksen strategian toteutuminen rakentuu päivittäisestä tekemisestä ja siksi koko henkilöstön panos on tärkeä. Työkulttuurin muutos ei toteudu ainoastaan muuttamalla fyysistä ympäristöä. Tarvitaan muutoksen tavoitteiden ymmärryttämistä ja sitoutumista uusiin työskentelytapoihin. Työntekijältä vaaditaan joustavuutta ja sosiaalisuutta enemmän kuin ennen. Lisäksi itseohjautuvuus työtehtävien priorisoinnissa ja aikatauluttamisessa kasvaa. Hyvinvoinnin ylläpitäminen työyhteisössä erityisesti muutoksen hetkellä on tärkeää.

Myös esimiestyöhön tulee haastetta, kun kohtaaminen ja työntekijän ohjaaminen tapahtuu suurelta osin etänä. Jotta työntekijä voi toimia itseohjautuvasti tarvitaan selkeitä tavoitteita, saumatonta tiedonkulkua, säännöllisiä kohtaamisia etänä ja kasvotusten, unohtamatta keskinäistä luottamusta.

Avainelementtejä työkulttuurin muutokseen ovat perusteellinen kartoitus, hyvä suunnittelu ja johtaminen, henkilöstön sitouttaminen osallistamisen kautta, oikea-aikainen tiedottaminen sekä yhteisöllisyyden vaaliminen ja lähikohtaamisten mahdollistaminen.

Muuttuva työ

Työ muuttuu – työympäristöt muuttuvat myös. Tutustu Muuttuva työ -julkaisuumme, joka tarjoaa näkökulmia ja herättää pohtimaan työyhteisösi tarpeita nyt ja tulevaisuudessa. Tutkimuksessamme 60 prosenttia vastaajista arvioi pandemiatilanteen aiheuttamien työelämän muutosten jäävän pysyviksi tai melko pysyviksi. Miten tämä vaikuttaa työympäristöön?